После разработки концепции рекламной кампании или BTL-акции, подготовки материалов и утверждения клиентом основного плана акции, в свою роль вступает административное звено - оно занимается подбором персонала, определением мест проведения мероприятий, распределением человеческих ресурсов по точкам проведения акций.

В течение всей акции координаторы и супервайзеры руководят процессом и отслеживают ситуацию с проведением акций. Координатор отвечает за всю организационную структуру - в его обязанности входят договоренности с магазинами или ресторанами, контроль доставки рекламных материалов в места проведения акций, обеспечение необходимым количеством образцов, автотранспортом, экипировкой. Также координатор отвечает за всю отчетность по проведенным мероприятиям.

Задача супервайзеров - обеспечить работу промоутеров на местах. Настоящий супервайзер должен моментально ориентироваться в сложившейся обстановке, обладать навыками неконфликтного общения, отменной организованностью и способностью выходить из самых сложных ситуаций. Одним словом, уметь построить эффективную работу промоутеров. Обычно, супервайзерами становятся бывшие промоутеры, которые хорошо зарекомендовали себя во время проведения акций, и которые обладают необходимыми навыками для руководства персоналом, в данном случае - промоутерами.

В большинстве случаев при приеме на должность супервайзера, от соискателя не требуют предоставления диплома о высшем образовании, свидетельств об окончании специальных курсов и тому подобного. Более важным является наличие опыта работы на аналогичной должности, или рекомендации от других компаний, подтверждающие длительный и успешный опыт работы промоутером.

Заработная плата супервайзеров начинается от 200 у.е. и может достигать эквивалента 1000 долларов в столичном регионе.